ドキュメントって書くのって非常に難しいですよね。いや、書くのは簡単ですが相手に伝わるドキュメントを書くのが非常に難しいですよね。
同じ領域で仕事をしている人へのドキュメントは文脈を読んでくれるので大体は伝わります。しかし、領域外の人はそもそもの文脈を理解していないので、客観的に書かれていない文章を理解するのに頭を意外と使います。
日本人は小学生や中学生の頃から国語の授業で『この一文のときの主人公の気持ちを20文字で記載しなさい。』といった問題で訓練されているので、文脈を汲み取ろうとする文化があります。
しかし、一般的に用いられない自分の領域内の用語や単語を使っていたりすると、ドキュメントを読むのに時間が掛かってしまうこと繋がります。難しい用語や単語を一般的な用語や単語に置き換えることや、論理展開を相手の思考回路に合わせて記述していくことによってドキュメントの理解度の向上につながります。
どれだけ客観的に物事を記載していくかで相手の理解度が変わっていきます。さて、今回は『意思決定』を主軸をおいたドキュメントの書き方を紹介します。
下記は僕が別のドキュメントに記載していたことを転載しています。
これは正解ではなくあくまで一例なので、自分自身で客観的で伝えやすいドキュメントの構造を学んでいってください。
なぜ、このドキュメントが存在するのかを背景を踏まえて明記する
このドキュメントを通して何を成し遂げたいのか記載する
理想形を作って、現実に落とし込む
理想の形から現実に落とし込むときにリソースについて言及する
パターンから長所と短所の洗い出しをする
パターン決定ないしはパターンをいくつか絞ったことに対するTODOをまとめる
最初から論理思考フレームワーク(MECEなど)を使うことはやめる
今回は要点だけ書いたので実際の書き方はピンと来ないかもしれないですが、機会があればそれも書こうかなと思います。
ちなみに、この文章も読みにくい人は一定数いると思っていますが、ためらうよりはたくさん書いた方が特訓になると割り切っているので、悩んでしまうならまずは手を動かしましょう!
Let's document all of your stuff to be easy to understand them for all employees. 📝
Shintaro Kaneko
September 23, 2020